Giai đoạn giữa năm là thời điểm thích hợp để các doanh nghiệp lưu trú tại khu vực Đông Nam Á đánh giá lại hiệu quả của chiến lược phân phối. Các quyết định phân phối thường diễn ra âm thầm phía sau quy trình vận hành, cho đến khi hóa đơn chi phí hoa hồng gửi đến hoặc một 'làn sóng' hủy phòng xuất hiện. Đây là lúc các nhà quản lý cần thực hiện một đợt rà soát toàn diện nhằm xác định các kênh đại lý du lịch trực tuyến (OTA) đang mang lại lợi nhuận thực tế hay đang gây lãng phí tài nguyên của khách sạn. Cùng Hotel Link tìm hiểu các bước đánh giá hiệu suất, phân tích chi phí và tối ưu hóa danh mục kênh phân phối thông qua quy trình rà soát 7 bước được điều chỉnh từ khuôn mẫu khuyến nghị của Skift Research.
Thị trường lưu trú trực tuyến khu vực ASEAN đang chứng kiến sự tăng trưởng quy mô liên tục, dự kiến đạt khoảng 30,17 tỷ USD vào năm 2026. Sự mở rộng này mang lại nguồn cầu đa dạng nhưng cũng đi kèm với áp lực chi phí hoa hồng lớn cho các cơ sở lưu trú.
Theo báo cáo Hotel Distribution Outlook của Skift Research, các kênh OTA đóng vai trò quan trọng trong việc tiếp cận tệp khách hàng quốc tế mới và tăng khả năng hiển thị trên quy mô toàn cầu. Tuy nhiên, báo cáo cũng chỉ ra một thực tế: các kênh OTA có tỷ lệ hủy phòng cao hơn đáng kể so với các kênh đặt phòng trực tiếp.
Trong khi tỷ lệ hủy phòng trực tiếp thường duy trì ổn định ở mức dưới 20%, con số này ở các sàn OTA có thể lên tới gần 50% tại một số phân khúc thị trường. Lý do là bởi giao diện của OTA được thiết kế để người dùng dễ dàng so sánh, đặt nhiều phòng cùng lúc để giữ chỗ và hủy bỏ mà không gặp nhiều trở ngại về chi phí hay thủ tục. Do đó, việc phụ thuộc quá lớn vào OTA mà không có sự rà soát chặt chẽ sẽ khiến khách sạn đối mặt với rủi ro biến động công suất phòng ảo.
Để tối ưu hóa biên lợi nhuận ròng và cân bằng lại tỷ lệ phân phối trực tiếp so với gián tiếp, các khách sạn Đông Nam Á có thể áp dụng bộ checklist 7 bước dưới đây:
Nhà quản lý không nên chỉ nhìn vào doanh thu tổng (Gross Revenue) mà OTA mang lại. Hãy khấu trừ chi phí hoa hồng (thường dao động từ 15% đến 25%), chi phí tham gia các chương trình giảm giá thành viên của sàn, và chi phí chạy quảng cáo hiển thị để tính ra Giá trung bình ngày thuần (Net ADR). So sánh chỉ số này với Net ADR từ kênh direct (với chi phí vận hành thông thường khoảng 4% - 5%) sẽ giúp bạn nhận diện đâu là kênh mang lại dòng tiền thực chất.
Thống kê số lượng phòng bị hủy trên từng sàn OTA cụ thể trong 6 tháng đầu năm. Nếu một kênh phân phối mang lại lượng đặt phòng lớn nhưng tỷ lệ hủy phòng chiếm tỷ trọng quá cao, khách sạn cần xem xét lại việc siết chặt chính sách hủy phòng riêng cho kênh đó hoặc điều chỉnh lại quỹ phòng phân bổ vào các giai đoạn cao điểm.
Xác định mức đóng góp thực tế của từng kênh. Nếu một kênh OTA chỉ mang lại một vài lượt đặt phòng mỗi tháng cho một khách sạn quy mô nhỏ, chi phí thời gian để duy trì kết nối, quản lý nội dung và đối soát hóa đơn có thể vượt quá giá trị thương mại mà kênh đó mang lại. Hãy cân nhắc tắt các kênh có hiệu suất quá thấp để tập trung nguồn lực vào các đối tác chiến lược hơn.
Sử dụng các công cụ rà soát hoặc kiểm tra thủ công để đảm bảo không có tình trạng các sàn OTA tự ý hạ giá phòng thấp hơn mức giá niêm yết trên website trực tiếp của khách sạn thông qua các chương trình hoàn tiền hoặc chiết khấu ẩn. Việc vi phạm cam kết đồng nhất giá sẽ làm suy giảm lượng đặt phòng trực tiếp của bạn.
Giữa năm là thời điểm thích hợp để làm mới kho ảnh, cập nhật lại thông tin dịch vụ (ví dụ: bổ sung các dịch vụ chăm sóc sức khỏe, nâng cấp cơ sở vật chất nếu có). Đảm bảo các thông tin về tiện ích phòng, chính sách giờ nhận/trả phòng được nhất quán trên tất cả các nền tảng để tránh các khiếu nại không đáng có từ khách hàng.
Mỗi sàn OTA có một thế mạnh phân khúc khách hàng riêng biệt. Ví dụ, Trip.com Group hỗ trợ tiếp cận tốt tệp khách Đông Bắc Á và khách mua gói combo bay - phòng; Expedia thu hút tệp khách Âu - Mỹ có kế hoạch đặt phòng từ sớm với mức chi trả ổn định. Khách sạn cần kiểm tra xem lượng khách đổ về từ các sàn có trùng khớp với chân dung khách hàng mục tiêu của mình trong nửa năm tới hay không.
Một hạn chế của việc bán phòng qua OTA là khách sạn bị giới hạn quyền tiếp cận dữ liệu khách hàng. Hãy kiểm tra xem quy trình vận hành hiện tại của khách sạn có thu thập được email, số điện thoại thực tế của khách OTA lúc làm thủ tục nhận phòng (check-in) hay chưa. Việc chuyển đổi khách du lịch từ OTA thành khách hàng trung thành ở những lần lưu trú sau là cơ sở để giảm chi phí tiếp thị dài hạn.
Xem thêm: Top 5 Kênh OTA Đông Nam Á Giúp Khách Sạn Bứt Phá Doanh Thu Năm 2026
Để các số liệu từ đợt rà soát giữa năm chuyển hóa thành hành động thực tế, khách sạn cần chuẩn hóa luồng xử lý thông tin như sau:
| Chỉ số đánh giá | Kênh đặt phòng trực tiếp (Direct) | Kênh đại lý trực tuyến (OTA) |
| Chi phí thu mua khách | Thấp, duy trì khoảng 4% - 5% | Cao, từ 15% - 25% + phí khuyến mãi |
| Tỷ lệ hủy phòng trung bình | Thấp và ổn định (dưới 20%) | Cao, có thể lên đến gần 50% |
| Mức độ sở hữu dữ liệu khách hàng | Toàn quyền kiểm soát và khai thác | Bị hạn chế bởi chính sách bảo mật của sàn |
| Giá trị vòng đời khách hàng | Dễ dàng chăm sóc và kích thích tái đặt phòng | Khách có xu hướng trung thành với nền tảng OTA |
Một đợt rà soát hiệu suất OTA giữa năm không nhằm mục đích loại bỏ hoàn toàn các đại lý trực tuyến, mà nhằm giúp các khách sạn Đông Nam Á tối ưu hóa lại danh mục phân phối để đạt biên lợi nhuận phù hợp. Bằng cách nhận diện rõ các kênh có tỷ lệ hủy phòng cao hoặc chi phí vận hành lớn, nhà quản lý có thể chủ động điều chỉnh dòng phòng trống sang các kênh direct mang lại giá trị ròng ổn định hơn.
Hãy chủ động kiểm soát hiệu suất các kênh bán hàng để gia tăng lợi nhuận cho khách sạn trong nửa cuối năm. Liên hệ Hotel Link ngay hôm nay để nhận được giải pháp quản trị kênh phân phối toàn diện từ đội ngũ chuyên gia của chúng tôi!