Channel Manager – Công cụ tốt nhất để quản lý kênh phân phối trực tuyến của bạn

Đặt phòng khách sạn trực tuyến thực sự bắt đầu phát triển vào đầu những năm 2000. Nó trở nên rất phổ biến với các nhà kinh doanh khách sạn vì nó cung cấp cho họ một nguồn đặt phòng bổ sung bên cạnh các nguồn truyền thống và cải thiện occupancy (tỷ lệ lấp đầy phòng). Càng nhiều kênh OTA (Online Travel Agency - Đại lý du lịch trực tuyến) mà nhà cung cấp khách sạn hợp tác, thì họ càng cần một giải pháp quản lý phân phối hiệu quả. Do đó, Channel Manager là một phát minh sáng tạo nhằm định hình lại cách các nhà cung cấp khách sạn quản lý kho hàng và phân phối của họ.

Tại sao các cơ sở lưu trú cần Công cụ Channel Manager

Trước khi có Channel Manager, phương thức quản lý các kênh phân phối trực tuyến của họ rất thủ công và tốn thời gian. Quy trình truyền thống này vẫn được một số cơ sở lưu trú nhỏ hơn sử dụng như khách sạn 1 hoặc 2 sao, nơi nhân viên phải truy cập riêng vào từng OTA họ hợp tác để cập nhật giá phòng và tình trạng phòng. Điều này làm trùng lặp tác vụ nhiều lần và tăng tỷ lệ sai sót, là lý do chính dẫn đến việc đặt phòng quá mức hoặc không đủ phòng.

Những vấn đề này tạo ra nhu cầu rất lớn về một giải pháp để tự động cập nhật và theo dõi tập trung tất cả các booking (đặt phòng). Channel Manager là giải pháp lý tưởng để giải quyết những vấn đề này, đặc biệt là đối với các khách sạn chuẩn bị/ vừa mới khai trương, việc trang bị đầy đủ các công cụ cần thiết sẽ tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa doanh thu cho cơ sở một cách tốt nhất.

Hiểu cách thức hoạt động của Công cụ

Channel Manager cung cấp bảng điều khiển cho phép bộ phận đặt phòng của cơ sở lưu trú thực hiện cập nhật và kiểm soát tất cả thông tin đặt phòng. Chức năng chính của công cụ này là kết nối giá phòng, tình trạng phòng và các chi tiết khác với tất cả các kênh online chính được kết nối (OTA), chẳng hạn như Agoda, Expedia và Booking.com. Cập nhật dữ liệu được chia sẻ và đồng bộ tự động giữa tất cả các kênh.

Thực tế, có hai cách để quản lý kênh chia sẻ dữ liệu giữa cơ sở lưu trú và OTA:

1. Thông qua nguồn cấp XML trực tiếp giữa Channel Management của bạn và OTA. Đây là cách chính xác nhất vì nó cung cấp cập nhật và tình trạng phòng liên tục cho OTA. OTA đã thiết lập các tiêu chí theo thời gian phải được đáp ứng. Điều này đảm bảo giá cả tương đương và không có tình trạng đặt phòng quá mức.

2. Thông qua "Scraping" (xác định và trích xuất dữ liệu). Đây là một loại chương trình phần mềm tự động đi ra ngoài và lấy tình trạng phòng của bạn rồi tự động cập nhật kênh. Vấn đề với phương pháp này là nó thường chỉ chạy một lần mỗi ngày. Điều này có nghĩa là giá phòng và庫存 (kù cún - hàng tồn kho) của bạn có thể đã lỗi thời.

Lý tưởng nhất, Channel Manager nên được tích hợp với Hệ thống quản lý tài sản (PMS) và Booking Engine (Công cụ đặt phòng) của bạn. Việc tích hợp cho phép chủ khách sạn kiểm soát hoàn toàn và quản lý hiệu quả hoạt động của họ.

Lợi ích của Channel Manager

Một số lợi ích rõ ràng mà cơ sở lưu trú sẽ nhận được khi sử dụng công cụ này là:

1. Giảm thiểu sai lầm và tăng hiệu quả. Như đã đề cập, Channel Manager loại bỏ việc trùng lặp trong quá trình cập nhật, do đó tránh lỗi của con người do công việc thủ công gây ra. Chỉ với việc điều chỉnh giá phòng và tình trạng phòng trên bảng điều khiển, dữ liệu sẽ được tự động đồng bộ hóa giữa các kênh phân phối trực tuyến khác nhau theo thời gian thực. Nó đảm bảo tính chính xác và nhất quán của dữ liệu và tránh các vấn đề đặt phòng quá mức.

2. Tiết kiệm thời gian, sức lực của nhân viên và thậm chí cả chi phí nhân sự. Sử dụng Channel Manager, nhân viên khách sạn không cần phải đi cập nhật dữ liệu trên từng OTA, vì vậy họ có nhiều thời gian hơn để chăm sóc khách hàng và cải thiện dịch vụ. Đối với một số khách sạn, họ có thể tiết kiệm tiền để thuê nhân viên chỉ để quản lý bán hàng OTA như trước đây vì nhiệm vụ hiện đã được đơn giản hóa nhờ Channel Manager và bất kỳ nhân viên đặt phòng hiện có nào cũng có thể xử lý được.

3. Tăng cường Hiện diện Trực tuyến cho Cơ sở Lưu trú Theo một nghiên cứu năm 2018, hơn 21% du khách sử dụng các trang web đặt phòng trực tuyến (OTA) để lên kế hoạch và đặt toàn bộ hoặc một phần chuyến đi của họ. Do đó, việc xuất hiện trên các OTA là hoàn toàn cần thiết để quảng bá cơ sở lưu trú của bạn. Tính đến đầu năm 2019, có hơn 400 OTA và bí quyết nằm ở việc được liệt kê trên nhiều nền tảng nhất có thể để tối đa hóa sự hiện diện trực tuyến.