Bí Quyết Thu Hút và Phục Vụ Sự Kiện Tất Niên và MICE Cuối Năm

3. Ẩm thực – điểm nhấn khiến khách muốn quay lại

Ẩm thực là yếu tố thường được khách hàng đánh giá cao nhất trong các sự kiện tất niên. Để tạo ấn tượng, khách sạn nên gợi ý menu trộn Á – Âu, bổ sung các quầy live-cooking hấp dẫn, hoặc thiết lập buffet tráng miệng và khu vực check-in được trang trí theo chủ đề lễ hội.

Tối ưu không gian sự kiện, biến “điểm mạnh thành lợi thế cạnh tranh”

Bất kể quy mô lớn hay nhỏ, mọi khách sạn đều có thể thu hút sự kiện MICE và tiệc cuối năm; điều mấu chốt là biết cách biến không gian hiện có thành giá trị cạnh tranh.

Đối với các khách sạn quy mô vừa và nhỏ, trọng tâm nên là các sự kiện nhóm nhỏ 50–80 người. Hãy khai thác tối đa các phòng họp nhỏ nhưng được trang bị đầy đủ tiện nghi và có tính thẩm mỹ cao, hoặc kết hợp với không gian ngoài trời độc đáo như rooftop hay sân vườn. Những lựa chọn này rất phù hợp với các nhóm start-up, SME (doanh nghiệp vừa và nhỏ) hoặc agency trẻ.

Ngược lại, đối với các khách sạn 4–5 sao, cần tạo điểm nhấn bằng ballroom lớn, hệ thống âm thanh – ánh sáng chuyên nghiệp theo mẫu sẵn (template), và cung cấp các gói VIP toàn diện cho những doanh nghiệp lớn có yêu cầu khắt khe.

Xu hướng Hybrid Meeting

Xu hướng Hybrid Meeting (Hội họp Kết hợp), tức là sự kiện kết hợp cả hình thức trực tuyến và trực tiếp, đang ngày càng phổ biến trong những năm gần đây. Để đáp ứng nhu cầu này, khách sạn cần đầu tư vào hạ tầng kỹ thuật: chuẩn bị sẵn camera ghi hình, có tài khoản trên các nền tảng meeting trực tuyến (như Zoom/Teams), và đặc biệt là đảm bảo Wifi mạnh, ổn định cho mọi khu vực. Khả năng đáp ứng được yêu cầu Hybrid Meeting là một điểm cộng lớn, giúp khách sạn được các khách hàng doanh nghiệp đánh giá rất cao.

Marketing cho sự kiện cuối năm: Làm sao để doanh nghiệp thấy bạn?

Marketing cho mùa cao điểm cần phải được thực hiện đúng thời điểm, đúng thông điệp và trên đúng nền tảng để tối đa hóa hiệu quả.

1. Tận dụng các kênh truyền thông trực tiếp

Khách sạn cần đăng tải các gói sự kiện chi tiết lên Fanpage, Website, Zalo OA, Whatapps, Line. Nội dung đăng tải phải bao gồm hình ảnh thực tế của không gian, mức giá rõ ràng, ưu đãi giới hạn thời gian, và tốt nhất là có video trải nghiệm các sự kiện đã tổ chức trước đó.

2. Email Marketing nhắm đúng tệp doanh nghiệp

Gửi một email ngắn gọn, chuyên nghiệp, được cá nhân hóa tới các đối tượng quan trọng như công ty tổ chức sự kiện, doanh nghiệp địa phương, hoặc agency marketing là cách hiệu quả để tăng khả năng họ liên hệ đặt dịch vụ.

3. Social Proof – bằng chứng thuyết phục mạnh mẽ nhất

Nếu khách sạn đã từng tổ chức thành công cho các đơn vị lớn (và đã được đồng ý chia sẻ), hãy sử dụng hình ảnh và video đó như là bằng chứng xã hội (Social Proof). Việc này giúp tăng mức độ uy tín và lòng tin của khách hàng doanh nghiệp tiềm năng một cách mạnh mẽ.

4. Tối ưu SEO với từ khóa “MICE + tên khu vực”

Khách sạn nên tập trung vào việc tối ưu SEO (Tối ưu hóa Công cụ Tìm kiếm) với các từ khóa kết hợp giữa loại hình dịch vụ và khu vực, ví dụ: “Khách sạn MICE chuyên nghiệp ở Nha Trang” hoặc “Địa điểm tổ chức sự kiện tất niên tại Đà Nẵng”. Các bài viết này sẽ giúp tăng organic traffic (lưu lượng truy cập tự nhiên), tạo ra nguồn khách hàng chất lượng mà không cần phụ thuộc hoàn toàn vào quảng cáo trả phí.

Đội ngũ nhân sự – linh hồn của dịch vụ MICE

Sự kiện cuối năm là giai đoạn diễn ra liên tục với áp lực vận hành và dịch vụ ở mức cao. Vì vậy, việc đầu tư vào con người là tối quan trọng. Khách sạn cần tập trung đào tạo nhân sự trước mùa cao điểm, bao gồm các nội dung về quy trình sự kiện, kỹ năng xử lý tình huống nhanh, giao tiếp chuyên nghiệp và đảm bảo các tiêu chuẩn an toàn – an ninh. Đặc biệt, việc chỉ định một Event Coordinator (Điều phối viên Sự kiện) duy nhất làm đầu mối giao tiếp và chịu trách nhiệm chính với khách hàng là điều cần thiết. Điều này không chỉ giúp quy trình liên lạc của doanh nghiệp trở nên đơn giản, liền mạch hơn mà còn giảm thiểu đáng kể tình trạng thông tin bị bỏ sót.

Bên cạnh đội ngũ phục vụ, hỗ trợ kỹ thuật là yếu tố quyết định sự thành công của hội nghị. Các lỗi về âm thanh, ánh sáng, màn hình LED hay micro thường là nguyên nhân hàng đầu gây mất điểm với khách hàng doanh nghiệp. Do đó, khách sạn cần có kỹ thuật viên trực tại chỗ xuyên suốt sự kiện, chuẩn bị sẵn thiết bị backup dự phòng, và áp dụng quy trình kiểm tra nghiêm ngặt 1 ngày và 2 giờ trước khi sự kiện bắt đầu.

Tăng doanh thu bằng dịch vụ đi kèm

Các khách sạn thông minh không chỉ dừng lại ở việc bán phòng hay hội trường mà còn tối ưu hóa doanh thu từ các dịch vụ bổ sung (Upsell & Cross-sell). Để Upsell hiệu quả, hãy gợi ý các gói trang trí nâng cấp (backdrop, LED, photobooth), gói ẩm thực cao cấp, dịch vụ quay phim/chụp ảnh, hoặc các dịch vụ giải trí như karaoke/DJ. Đối với các đoàn hội họp, việc giới thiệu phòng VIP cho ban lãnh đạo hoặc massage/spa giảm stress sau hội nghị cũng rất được đánh giá cao.

Cross-sell thông minh có thể bao gồm các hoạt động ngoại khóa như team-building tại bãi biển, city tour cuối tuần, hoặc tiệc sunset cocktail. Khi khách sạn xử lý tốt các điểm chạm dịch vụ này, tổng giá trị booking sẽ tăng đáng kể mà không cần mở rộng quy mô phòng ốc.

Xem thêm: Tối Đa Hóa Doanh Thu Trong Mùa Cao Điểm 2026 Cùng Bán Thêm & Bán Chéo!

Công nghệ – trợ thủ đắc lực để vận hành MICE hiệu quả

Quản lý đặt phòng đoàn, cập nhật tình trạng phòng theo thời gian thực và phối hợp giữa các bộ phận là những khó khăn lớn nhất khi phục vụ các đoàn MICE lớn. Trong trường hợp này, việc sử dụng các hệ thống quản lý đồng bộ như Hotel Link sẽ mang lại lợi thế rất lớn.

Channel Manager giúp đồng bộ số lượng phòng theo thời gian thực, hạn chế tình trạng overbooking và đảm bảo khả năng cung cấp số lượng lớn phòng nghỉ. Booking Engine cho phép các doanh nghiệp xem gói MICE/Year-end và gửi yêu cầu đặt dịch vụ trực tiếp qua website khách sạn một cách nhanh chóng. Cuối cùng, PMS (Property Management System) hỗ trợ toàn diện việc quản lý khách đoàn, bao gồm check-in theo nhóm, theo dõi chi phí phát sinh và xuất báo cáo tổng kết nhanh chóng.

Nhờ vào các báo cáo chỉ số, khách sạn có thể theo dõi hiệu quả hoạt động mỗi ngày, từ đó tối ưu hóa nhân sự và lên giá theo nhu cầu thị trường. Công nghệ không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn làm tăng độ chuyên nghiệp khi phục vụ các đoàn khách lớn.

Kết luận: Cuối năm không chỉ là mùa cao điểm, mà là cơ hội để tạo dấu ấn

Mùa sự kiện Tất niên và MICE không chỉ là "mỏ vàng" mang lại doanh thu đột biến mà còn là cơ hội chiến lược để khách sạn tạo ra dấu ấn lâu dài với khách hàng doanh nghiệp. Để chinh phục nhóm khách hàng khó tính này, khách sạn cần đảm bảo sự hòa hợp của nhiều yếu tố: gói dịch vụ rõ ràng, hấp dẫn, trải nghiệm được chuẩn hóa, không gian linh hoạt được tối ưu, marketing đúng thời điểm, cùng với đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp và ứng dụng công nghệ hỗ trợ xuyên suốt quá trình vận hành. Khi tất cả các yếu tố này đồng bộ, khách sạn không chỉ thành công trong việc tăng doanh thu cuối năm mà còn tạo nên ấn tượng mạnh mẽ, vững chắc trong lòng doanh nghiệp – mở ra cơ hội lớn cho việc hợp tác và quay lại vào năm sau.

Bạn muốn chuyển đổi các cơ hội MICE và sự kiện thành doanh thu thực tế một cách chuyên nghiệp và hiệu quả nhất? Hãy liên hệ ngay với Hotel Link để nhận tư vấn và giải pháp công nghệ toàn diện giúp tối ưu hóa quản lý sự kiện và tăng cường bán phòng đoàn cho mùa cao điểm này!